OA系統(tǒng):辦公自動化的概念與趨勢
作者:admin    2024-04-16 10:13    來源:金方時代
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辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現(xiàn)代化辦公和計算機技術(shù)結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義,凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設備從事辦公業(yè)務,都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。 通過實現(xiàn)辦公自動化,或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公,可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu),調(diào)整管理體制,在提高效率的基礎上,增加協(xié)同辦公能力,強化決策的一致性 。


OA的五大特性

OA強調(diào)辦公的便捷方便,提高效率,作為辦公軟件就應具備幾大特性:易用性、健壯性、開放性、嚴密性、實用性。


易用性

沒有全面的應用做基礎,一切都是空談。

管理落地必須面向全員,所以,軟件也必須能夠被全員所接受,被全員所喜愛。如果易用性不強,這個前提就不存在了,制度落地就只能是空談。而任何軟件都是需要培訓的,不過上網(wǎng)卻幾乎人人都會。所以,就支撐制度落地的軟件而言,走網(wǎng)頁風格可能是個最佳選擇。


健壯性

必須具備超大用戶、高并發(fā)應用的穩(wěn)定性。

管理“落地”必須面向全員,所以支撐“落地”的軟件也必須能保證全員應用的穩(wěn)定性,尤其是針對集團型企業(yè),軟件必須具備超大用戶、高并發(fā)應用的穩(wěn)定性,否則,一旦出問題,哪怕是小問題,都可能影響到現(xiàn)實的集團業(yè)務,從而造成不可估量的損失。


開放性

能夠與其它軟件系統(tǒng)完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應用。

管理“落地”在現(xiàn)實管理中滲透到管理的各個方面,而沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求,所以,支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性,能夠從其它軟件系統(tǒng)中自動獲取相關(guān)信息,并完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應用。  從技術(shù)上看,采用整合性強的技術(shù)架構(gòu)(J2EE)作為底層設計對軟件的整合性會有決定性的幫助。如此,軟件就能預留大量接口,為整合其他系統(tǒng)提供充分的技術(shù)保障。同時,現(xiàn)實的整合經(jīng)驗也必不可少,因為整合應用不光涉及到技術(shù)層面,還包括對管理現(xiàn)實業(yè)務的理解、整合實務技巧、整合項目把控等實際操作技能要求。 


嚴密性

必須同時實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中與小獨立的和諧統(tǒng)一。

企業(yè),尤其是集團型企業(yè),從制度落地的現(xiàn)實需求來看,一方面必須有統(tǒng)一的信息平臺,另一方面,又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以,軟件不僅要實現(xiàn)“用戶、角色和權(quán)限”上的三維管控,還必須同時實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中與小獨立的和諧統(tǒng)一,也就是必須實現(xiàn)“用戶、角色、權(quán)限+數(shù)據(jù)”的四維管控。


實用性

軟件功能必須與管理實務緊密結(jié)合,否則藥不對癥,反而可能有負作用。而且,還必須能適應企業(yè)管理發(fā)展的要求。

現(xiàn)實中,企業(yè)一方面需要軟件盡最大可能的滿足現(xiàn)有需求,另一方面,管理本身也是個不斷發(fā)展的過程,所以,企業(yè)又需要軟件能夠滿足發(fā)展的需求。面對這個現(xiàn)實與發(fā)展間的矛盾,業(yè)界常見的有三種解決模式,項目化、產(chǎn)品化和平臺化。



發(fā)展趨勢


隨著各種技術(shù)的不斷進步,辦公自動化的未來發(fā)展趨勢將體現(xiàn)以下幾個特點。

1.辦公信息數(shù)字化、多媒體化

在辦公活動中,人們主要采用計算機對信息進行處理,計算機所處理的信息都是數(shù)字信息,很多的信息都被處理成數(shù)字方式,這樣存儲處理就更方便。

同時,隨著多媒體技術(shù)、虛擬現(xiàn)實技術(shù)的應用,使人們處理信息的手段和內(nèi)容更加豐富,使數(shù)據(jù)、文字、圖形圖像、音頻及視頻等各種信息形式都能使用計算機處理,它更加適應并有力支持人們以視覺、聽覺、觸覺、味覺、嗅覺等多種方式獲取及處理信息的方式。

2.辦公環(huán)境網(wǎng)絡化、國際化

在人們的日常生活中,網(wǎng)絡的應用已改變了人們的生活方式,也改變了人們的工作方式,完備的辦公自動化系統(tǒng)能把多種辦公設備連成辦公局域網(wǎng),進而通過公共通信網(wǎng)或?qū)S镁W(wǎng)連成廣域辦公網(wǎng),特別是Internet網(wǎng)絡的發(fā)展與普及,通過Internet網(wǎng)絡可連接到地球上任何角落,從而實現(xiàn)信息的高速傳播。它可以跨越時間與空間,特別是在與國外的辦公聯(lián)系中,更是應用十分方便與廣泛。

3.辦公操作無紙化、無人化、簡單化

由于計算機要求處理的信息數(shù)字化,同時辦公環(huán)境的網(wǎng)絡化使得跨部門的連續(xù)作業(yè)免去了以紙介質(zhì)為載體的傳統(tǒng)傳遞方式。采用“無紙化辦公”,一方面可以節(jié)省紙張;另一方面是速度快、準確度高,便于文檔的編輯和復用,它非常適合電子商務和電子政務的辦公需要。

對于一些要求24小時辦公、辦公流程及作業(yè)內(nèi)容相對穩(wěn)定、工作比較枯燥、易疲勞、易錯、勞動量較重的一些工作場合,可以采用無人值守辦公。如自動存取款機的銀行業(yè)務、夜間傳真及電子郵件自動收發(fā)等。

由于計算機系統(tǒng)的高速發(fā)展,相關(guān)辦公軟件已十分成熟,操作界面更為直觀,使得人們在辦公活動中操作使用、維護與維修等更加簡單。

4.辦公業(yè)務集成化

在早期的辦公活動中,計算機系統(tǒng)大多是單機運行,或是各個部門分別開發(fā)自己的應用系統(tǒng)。在這種情況下,由于所采用的軟件、硬件可能出自多家廠商,軟件功能、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、界面等也會因此不同。隨著業(yè)務的發(fā)展、信息的交流,人們對辦公業(yè)務集成性的要求將會越來越高。辦公業(yè)務集成包括:一是設備的集成,即實現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)下的數(shù)據(jù)傳輸與處理,這是辦公系統(tǒng)集成的基礎;二是應用程序的集成,即實現(xiàn)各種應用程序在同一環(huán)境下運行;三是數(shù)據(jù)的集成,不僅包括相互交換數(shù)據(jù),而且要實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互操作和解決數(shù)據(jù)語義的異構(gòu)問題,以真正實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。


注:本篇文章引用:

王公儒,樊果主編;鐘家玉,李慶年,趙德群副主編·智能管理系統(tǒng)工程實用技術(shù):中國鐵道出版社

OA系統(tǒng)安全技術(shù)應用 中國知網(wǎng)

胡小強編著·辦公自動化設備教程:北京郵電大學出版社


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